Deponeringsplicht van de jaarrekeningdeponeringsplicht jaarrekening kvk

Van opmaken naar openbaar maken

Wettelijke verplichting & (bestuurders-)aansprakelijkheid

Het bestuur van elke vennootschap is verplicht om jaarlijks de jaarrekening te deponeren bij de Kamer van Koophandel. Aan deze deponeringsplicht zijn wettelijke vereisten en wettelijke termijnen verbonden. Niet-naleving van deze vereisten en termijnen kan leiden tot problemen voor bestuurders van vennootschappen die in faillissement geraken. De curator controleert namelijk altijd of de vereisten, maar ook de termijnen, in acht genomen zijn en kan in gevallen waar dat niet het geval is de bestuurder(s) zelfs persoonlijk aansprakelijk stellen. Normaal gesproken is een bestuurder van een vennootschap niet aansprakelijk voor tekorten in de boedel bij faillissement, maar hij kan het wel worden. Niet automatisch, maar de bewijslast draait om. De bestuurder wordt bij niet of onjuist deponeren geacht aansprakelijk te zijn, tenzij hij bewijst dat het niet of niet-juist deponeren geen oorzaak van het faillissement is. Niet onmogelijk dus, maar als bestuurder ga je van “niet-aansprakelijk, tenzij” naar “aansprakelijk, tenzij” en dat levert veel ongemak (en risico) op. Dit eenvoudig is te voorkomen door aan de deponeringsverplichtingen juist invulling te geven.
Daarom hier nog eens op een rijtje hoe dit juist te doen.

1) Opmaken

Het bestuur van de rechtspersoon dient een jaarrekening op te maken. Dit geldt ook in het geval de jaarrekening door de accountant is voorbereid of samengesteld. Het voltallige bestuur is verantwoordelijk, dus als bestuurder kom je niet weg met de stelling dat een andere bestuurder dit zou doen of het niet uw pakkie-an was.
Het opmaken van de jaarrekening moet jaarlijks binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar gebeuren. Deze termijn kan door de Algemene Vergadering met zes maanden worden verlengd. Hiervoor is een geldig aandeelhoudersbesluit nodig, dus als je rekent met dit uitstel, moet je ook een geldig aandeelhoudersbesluit, waarin tot verlenen van dit uitstel is besloten, kunnen overleggen!
Vervolgens moet de opgemaakte jaarrekening worden voorgelegd aan de aandeelhouders, al dan niet na de eerder genoemde verlengde termijn.

2) Vaststellen

De Algemene Vergadering (van aandeelhouders) dient de opgemaakte jaarrekening vast te stellen. Deze vaststelling dient binnen twee maanden na opmaken te geschieden. Dit gebeurt doorgaans in een (jaarlijkse) aandeelhoudersvergadering en wordt eveneens vastgelegd in een aandeelhoudersbesluit (niet te verwarren met eerder bedoeld besluit).

3) Openbaar maken

De vastgestelde jaarrekening wordt openbaar gemaakt door deponering bij het handelsregister van de Kamer van Koophandel. De deponering moet uiterlijk 8 dagen na vaststellen van de jaarrekening geschieden, maar niet later dan 13 maanden na afloop van het boekjaar (inclusief verlengingstermijn!).
De jaarrekening waarvan het boekjaar 2012 gelijk is aan een kalenderjaar, dient derhalve uiterlijk op 31 januari 2014 te zijn gedeponeerd, en bij die datum dus op zijn vroegst op 23 januari 2013 te zijn vastgesteld!
De alom bekende deadline van 13 maanden na einde boekjaar (veelal 31 januari) leidt dus alleen tot voldoening aan de deponeringsvereisten als ook de aandeelhoudersbesluiten op orde en aanwezig zijn.

Vroegere deadline

Indien alle aandeelhouders van de BV tevens bestuurder zijn en indien er niet statutair is afgeweken van de nieuwe bepaling in het Burgerlijk Wetboek, dan geldt dat opmaak van de jaarrekening tevens geldt als vaststelling. Hiermee vervalt dus de twee maanden termijn voor vaststellen en moet de jaarrekening eerder dan op 31 januari 2014 zijn gedeponeerd.
Deze situatie zal zich bij voorbeeld voordoen bij zzp-ers die vanuit een BV werken.

Deponeren van voorlopige stukken

De vennootschap kan ook “voorlopige cijfers” deponeren bij de KvK. Dit zijn cijfers (lees: de jaarrekening) die niet door de aandeelhouders zijn vastgesteld. Hiermee wordt dus niet voldaan aan de wettelijke deponeringsplicht en dit ontslaat het bestuur niet van alsnog conform vereisten te deponeren. De aansprakelijkheidskwestie blijft op de loer liggen.

Wat als je niet (tijdig) deponeert?

De deponeringsplicht is vastgelegd in het Burgerlijk Wetboek. Het niet deponeren is een economisch delict. Bij een faillissement van de onderneming kunnen de bestuurders persoonlijk (hoofdelijk) aansprakelijk gesteld worden voor tekorten in de boedel. Ook kan er een strafrechtelijke veroordeling door de rechter uit voortvloeien.
Nogmaals: de curator controleert altijd!